Esta política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales tratados por Bureau Legal S.A.S. en desarrollo de su objeto social.
Disposiciones de uso y circulación
Bureau Legal hará pública esta política, la comunicará a quienes intervengan en el tratamiento y permitirá su consulta libre. Está dirigida a clientes, abogados, accionistas, asociados, empleados, proveedores, contratistas y demás titulares relacionados con la organización.
01Responsable del tratamiento
Bureau Legal S.A.S.
Carrera 6 No. 10-42, oficina 423, Bogotá D.C.
Correo: contacto@blegal.online
Teléfono: +57 310 401 6850.
02Pautas de protección
- Se adoptarán medidas técnicas y jurídicas para implementar esta política.
- Se revisará periódicamente el cumplimiento del régimen de protección de datos.
- Los incidentes de seguridad, fugas o accesos no autorizados deberán reportarse.
- El personal y los terceros vinculados conocerán sus obligaciones de seguridad y confidencialidad.
- Se atenderán las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
03Marco normativo
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto Único 1074 de 2015, capítulo 26.
- Decreto 2952 de 2010.
- Decreto 1229 de 2009.
- Ley 1273 de 2009.
- Decreto 886 de 2014.
- Decreto 1081 de 2015.
- Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
04Definiciones
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
- Aviso de privacidad
- Comunicación que informa de la política, su acceso y las finalidades del tratamiento.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Información vinculada o asociable a una persona determinada o determinable.
- Dato público
- Dato no semiprivado, privado o sensible que puede estar contenido en registros públicos.
- Datos sensibles
- Datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Encargado
- Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Responsable
- Persona que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
- Titular
- Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia
- Envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión
- Comunicación de datos a un encargado para tratarlos por cuenta del responsable.
05Principios rectores
- Legalidad: el tratamiento está sujeto a la Constitución y la ley.
- Finalidad: debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
- Libertad: requiere consentimiento previo, expreso e informado, salvo excepción legal.
- Veracidad o calidad: la información debe ser completa, exacta, actualizada y comprensible.
- Transparencia: el titular puede conocer la existencia y el uso de sus datos.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita a personas autorizadas.
- Seguridad: se adoptarán medidas para evitar pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: quienes intervengan deben garantizar la reserva de la información.
06Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado respecto del uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento.
07Niños, niñas y adolescentes
Se respetarán sus derechos prevalentes. El tratamiento de sus datos se limitará a los supuestos autorizados, responderá a su interés superior y requerirá la intervención de quien esté facultado para representarlos.
08Deberes de Bureau Legal
- Garantizar el ejercicio pleno del hábeas data.
- Solicitar y conservar la autorización.
- Informar la finalidad y los derechos del titular.
- Conservar la información de forma segura.
- Garantizar información exacta, actualizada y comprensible.
- Actualizar y rectificar la información.
- Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
- Informar al titular sobre el uso de sus datos.
- Reportar a la autoridad los incidentes que generen riesgos.
- Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Usar los datos solo para finalidades autorizadas.
09Registro Nacional de Bases de Datos
Cuando resulte legalmente exigible, Bureau Legal inscribirá y actualizará ante la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a registro.
10Autorización y consentimiento
Salvo las excepciones legales, el tratamiento requiere autorización previa e informada del titular, obtenida por un medio que permita su consulta posterior.
11Manifestación de la autorización
El titular podrá conocer esta política en el sitio web y ejercer sus derechos mediante contacto@blegal.online.
12Casos que no requieren autorización
- Información requerida por entidad pública o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento legal para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos del Registro Civil.
13Legitimación
Los derechos podrán ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, quien actúe por estipulación a favor de otro y, para menores de edad, sus representantes. La calidad invocada deberá acreditarse.
14Tratamiento de los datos
Finalidad y recolección
- Asesorar y representar jurídicamente a personas naturales y jurídicas.
- Gestionar los servicios contratados y los trámites virtuales autorizados.
- Identificar y mantener la relación con clientes, empleados, proveedores, socios, asociados y contratistas.
- Administrar relaciones y comunicaciones corporativas.
- Gestionar actividades informativas, académicas y comerciales relacionadas con los servicios.
- Tramitar peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
- Atender contingencias y procesos de seguridad.
- Intercambiar información necesaria entre clientes, abogados y personal autorizado.
- Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
Almacenamiento
La información se conservará en archivos físicos o electrónicos con acceso limitado a las personas autorizadas. Los expedientes de clientes estarán disponibles únicamente para el equipo que intervenga en el asunto.
Uso y circulación
La información se utilizará para las finalidades autorizadas y no será enajenada. Podrá suministrarse a autoridades cuando exista obligación legal o judicial y a encargados sujetos a confidencialidad.
Supresión
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades y las obligaciones administrativas, contables, fiscales y jurídicas. Después se suprimirán, salvo deber legal o contractual de conservación.
Incidentes y reportes
Los reclamos y los incidentes de seguridad serán gestionados y, cuando proceda, reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio.
15Datos sensibles
Cuando sean necesarios para prestar los servicios, se solicitará autorización explícita, se informará que el titular no está obligado a autorizar y se aplicarán medidas reforzadas de seguridad.
Las imágenes y logotipos solo se utilizarán para documentar o comunicar servicios y eventos con autorización expresa.
16Procedimiento de acceso
La Gerencia Administrativa atiende las peticiones, consultas y reclamos. Previa acreditación de identidad, el titular podrá acceder gratuitamente a sus datos mediante contacto@blegal.online o en la dirección indicada.
17Consultas
Se atenderán en un máximo de diez días hábiles. Si no fuera posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará los cinco días hábiles siguientes.
18Reclamos
El reclamo contendrá identificación, hechos, dirección de contacto y documentos de soporte.
- Si está incompleto, se requerirá su subsanación dentro de cinco días; transcurridos dos meses sin respuesta, se entenderá desistido.
- Si quien lo recibe no es competente, lo trasladará dentro de dos días hábiles.
- Recibido completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» dentro de dos días hábiles.
- Se responderá en quince días hábiles; la prórroga no superará ocho días hábiles.
Revocatoria y supresión
El titular podrá revocar total o parcialmente la autorización o pedir la supresión, salvo deber legal o contractual de conservación.
Seguridad
Bureau Legal adoptará controles técnicos, humanos y administrativos para impedir pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
Personas autorizadas
La información podrá suministrarse al titular, sus causahabientes o representantes; a autoridades en ejercicio de sus funciones; y a terceros autorizados por el titular o la ley.
Aviso de privacidad
Cuando no sea posible disponer esta política al recolectar la información, se comunicará mediante aviso la identidad del responsable, las finalidades, los derechos y la forma de consultar la política.
19Cambios en la política
Cualquier cambio sustancial será informado mediante su publicación en el sitio web.
20Vigencia
La política está vigente desde junio de 2019 y continuará aplicándose hasta su modificación o sustitución.
Política incorporada a partir del texto publicado por Bureau Legal S.A.S. en www.blegal.online.